Notion AI – AI za produktivnost
Usvajanjem Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju 2017. godine, u Srbiji su stvoreni uslovi za izjednačavanje papirne i elektronske dokumentacije, što bi praktično dovelo do ukidanja i pojednostavljivanja velikog broja administrativnih procesa koji opterećuju svakodnevne aktivnosti fizičkih lica i privrednih subjekata.
Takođe, tokom 2018. godine je ukinuta obaveza korišćenja pečata kao sredstva identifikacije privrednih subjekata, čime je dat dodatni impuls daljoj ekspanziji elektronske dokumentacije. Iako trenutno rezultati nisu vidljivi, vremenom će u brojnim sferama doći do razvoja inovativnih elektronskih servisa koji pojednostavljuju administrativne procedure i stvaraju velike uštede u vremenu i novcu.
Navedene mere će, očekivanja su, dovesti i do intenzivnije primene sistema za elektronsko upravljanje dokumentacijom (Document Management System – DMS) koji su duže vreme prisutni na tržištu, ali još uvek nedovoljno zastupljeni u poslovnoj praksi privrednih subjekata u Srbiji.
Izvor: www.grook.net
Kao što njihovo ime sugeriše, DMS sistemi služe integrisanom upravljanju dokumentacijom u papirnom i elektronskom obliku, a najčešće funkcionalnosti koje ova vrsta servisa omogućava su:
- Čuvanje dokumenata u različitim formatima (docx, xlsx, pdf, ppt…).
- Pretraživanje elektronskih dokumenata korišćenjem ključnih reči i meta tagova dodeljnih dokumentima.
- Mogućnost digitalnog potpisivanja sačuvane elektronske dokumentacije.
- Ograničavanje pristupa dokumentima u zavisnosti od uloge koja je u okviru DMS sistema dodeljena korisniku.
- Mogućnost praćenja promena koje su izvršene na dokumentima i pregledanja različitih verzija istog dokumenta.
- Mogućnost deljenja dokumenata sa drugim korisnicima.
- Mogućnost izrade tzv. workflows, koji automatizuju proces slanja dokumenata između korisnika, po definisanim fazama.
- Mogućnost pristupa, izmena i deljenja dokumenata na mobilnim uređajima.
Na tržištu postoji veliki broj rešenja koja omogućavaju integrisano upravljanje dokumentacijom. Neka od najpoznatijih su eFileCabinet, M-Files, SecureDocMan… Ono po čemu se rešenja razlikuju su funkcionalnosti koje nude, cena i ciljna grupa kojoj su namenjena.
Postoje dve osnovne opcije u pogledu hostovanja DMS sistema, tzv. Self-Hosted DMS i Cloud-Hosted DMS. Jasno je da prva varijanta podrazumeva da kompanija hostuje DMS sistem na svojim serverima, dok u varijanti cloud hosted DMS, provajder usluge hostuje DMS sistem na svojim serverima i isti je dostupan klijentima u bilo kom trenutku, onlajn. Očigledna prednost Self-Hosted DMS sistema je u tome da kompanija ima potpunu kontrolu nad sistemom, nema prostornih ograničenja i sistem je funkcionalan čak i u slučaju privremenog zastoja u radu interneta. Sa druge strane, varijanta Self-Hosted DMS sistema podrazumeva da kompanija ima svoj IT sektor koji će „podići” i održavati sistem u svakom trenutku.
Iako Document Management System-i nisu novina, na tržištu Srbije imaju veliki potencijal za primenu u narednom periodu. Paralelno sa ekspanzijom drugih elektronskih servisa i omasovljavanjem upotrebe elektronskog potpisa, ova vrsta sistema može značajno pojednostaviti administrativne procedure i učiniti poslovanje daleko jednostavnijim i efikasnijim.
Autor: dr Vladimir Simović
Povezane vesti
